Sebagai pemilik bisnes baru, anda pasti dibanjiri dengan pelbagai istilah kewangan: accounting, bookkeeping, debit, kredit, penyata untung rugi…
Ia mudah untuk rasa keliru dan mengabaikannya. Ramai yang mengambil jalan mudah: “Saya kumpul saja semua resit dalam satu kotak, hujung tahun baru serah pada akauntan.”
Ini adalah kesilapan pertama (dan paling mahal) yang boleh anda lakukan.
Jika perniagaan anda adalah sebuah kereta, bookkeeping (simpan kira) adalah panel meter (dashboard) anda. Tanpanya, anda tidak tahu berapa laju anda pergi, bila minyak akan habis, atau jika enjin anda sedang terbakar.
Di Proma Corporate Services, kami percaya bookkeeping yang kemas adalah asas kepada bisnes yang sihat. Mari kita faham apa ia sebenarnya.
.
‘Bookkeeping’ vs. ‘Accounting’: Apa Bezanya?
Ini adalah kekeliruan paling utama. Ramai orang menggunakan kedua-dua istilah ini silih berganti, tetapi ia adalah dua fungsi yang berbeza.
- ‘Bookkeeping’ (Simpan Kira): Adalah proses MEREKOD. Ia adalah kerja harian merekod setiap transaksi kewangan yang berlaku dalam bisnes anda. Ia adalah tentang ketepatan data.
- ‘Accounting’ (Perakaunan): Adalah proses MENGANALISIS. Ia menggunakan data yang telah direkod oleh bookkeeper untuk menyediakan laporan, menganalisis kesihatan kewangan, dan merangka strategi cukai.
Analogi Mudah:
- Bookkeeper menulis buku (mencatat setiap peristiwa).
- Akauntan membaca buku itu dan memberi ulasan serta ramalan (menganalisis cerita).
| Aspek | ‘BOOKKEEPING’ (Simpan Kira) | ‘ACCOUNTING’ (Perakaunan) |
| Fokus | Merekod Transaksi Harian | Menganalisis, Merumus & Melapor |
| Tugas | Data Entry, Rekod Jualan, Rekod Resit, Penyesuaian Bank | Penyediaan Penyata Kewangan, Analisis Untung Rugi, Perancangan Cukai |
| Masa | Harian / Mingguan | Bulanan / Suku Tahunan / Tahunan |
| Hasil | Buku Lejar yang Kemas & Tepat | Laporan Kewangan, Strategi Cukai, Nasihat Bisnes |
.
Anda tidak boleh mempunyai accounting yang baik tanpa bookkeeping yang baik.
.
Kenapa ‘Bookkeeping’ Sangat PENTING?
Jika anda masih tidak yakin, ini adalah 4 sebab kenapa bookkeeping yang konsisten (bukan kumpul resit hujung tahun) adalah kritikal.
1. Untuk Tahu Kedudukan Untung Rugi Sebenar Baki dalam akaun bank BUKAN keuntungan anda. Akaun bank anda mungkin ada RM50,000, tetapi anda mungkin ada hutang supplier RM60,000. Bookkeeping yang betul akan memberitahu anda kedudukan sebenar untung rugi bersih anda pada bila-bila masa.
2. Asas Pematuhan LHDN & E-Invois Bookkeeping adalah “bukti” anda. Setiap potongan cukai yang anda ingin tuntut (kos minyak, gaji, sewa) mesti disokong oleh rekod dan resit yang kemas. Dengan pelaksanaan E-Invois, LHDN akan mempunyai akses masa-nyata (real-time) kepada rekod anda. Pengurusan rekod yang “sambil lewa” sudah tidak boleh diterima.
[Pautkan ke Artikel Lain] Baca lebih lanjut: Kesilapan ‘Maut’ Urus Resit Bisnes yang Buat Anda Terlebih Bayar Cukai
3. Memudahkan Proses Audit (Untuk Sdn Bhd) Bagi syarikat Sdn. Bhd., anda wajib diaudit setiap tahun. Jika anda serahkan “kotak kasut” penuh resit kepada auditor, mereka akan mengenakan caj yang sangat tinggi (atau menolak kes anda) kerana mereka terpaksa membuat kerja bookkeeping anda dari kosong.
4. Membantu Membuat Keputusan Bisnes Data adalah raja. Bookkeeping yang kemas memberi anda data untuk menjawab soalan penting:
- “Bolehkah saya rekrut staf baru bulan depan?”
- “Produk mana yang paling laku?”
- “Adakah aliran tunai (cash flow) saya sihat?”
.
Apa Sebenarnya Tugas Seorang ‘Bookkeeper’?
Apabila anda mengupah bookkeeper (atau melakukannya sendiri), ini adalah tugas-tugas terasnya:
- Merekod Jualan: Mengeluarkan invois kepada pelanggan dan merekod bayaran yang diterima.
- Merekod Perbelanjaan: Menguruskan dan merekod semua resit perbelanjaan dan bil daripada supplier.
- Penyesuaian Bank (Bank Reconciliation): Ini sangat penting. Proses ini memadankan penyata bank anda (yang dari bank) dengan rekod dalaman anda (apa yang anda catat) untuk memastikan tiada transaksi yang tertinggal atau tersilap rekod.
- Menguruskan Payroll (Gaji): Mengira gaji staf, PCB, KWSP, dan PERKESO.
- Menyedia Laporan Asas: Menjana laporan seperti Aging Report (siapa hutang anda) dan Trial Balance (imbangan duga) untuk diserahkan kepada Akauntan.
.
Kesimpulan: Berhenti Jadi Akauntan, Mula Jadi Pemilik Bisnes
Sebagai pengasas, masa anda adalah terhad. Setiap jam yang anda habiskan untuk memadankan resit adalah satu jam yang anda tidak habiskan untuk mencari pelanggan baru.
Bookkeeping adalah penting, tetapi ia tidak semestinya perlu dilakukan oleh anda.
Ia adalah tugas berisiko tinggi (jika salah) tetapi bernilai rendah (jika dibuat sendiri). Ini adalah tugas yang sempurna untuk di-outsource.
Serahkan ‘Bookkeeping’ Anda Kepada Pakar
Di Proma Corporate Services, kami menyediakan servis bookkeeping dan perakaunan yang direka untuk PKS dan syarikat baru yang sibuk.
Bagaimana kami bantu:
- Jimat Masa: Hantar sahaja resit dan invois anda (secara digital), kami akan rekodkan semuanya.
- Kemas & Tepat: Akauntan bertauliah kami akan memastikan rekod anda tepat dan seimbang setiap bulan.
- Sedia E-Invois: Sistem kami 100% patuh dan sedia untuk integrasi E-Invois LHDN.
- Laporan Bulanan: Anda akan dapat laporan untung rugi yang mudah difahami setiap bulan. Tiada lagi teka-teki.
Jangan biarkan bookkeeping yang serabut membantutkan bisnes anda. Hubungi Proma hari ini untuk konsultasi percuma dan dapatkan sebut harga servis perakaunan anda.
.
